外国からの電話を受けた瞬間、相手の名前も部署も聞き取れずに固まってしまった経験はありませんか。受付や総務の電話対応では、名前のスペル確認、担当者の在席状況の説明、内線への取り次ぎ、伝言のお預かりなど、決まったパターンのやり取りが次々に発生します。とっさに英語が出てこず、保留にしたまま焦ってしまう方も少なくありません。このページでは、実際の受付・総務の現場で頻出する取り次ぎフレーズを易しい順に10個、リアルな会話例、つまずきやすいポイント、よくある疑問への回答をまとめました。読み終える頃には、電話が鳴っても落ち着いて対応できる自信が持てるはずです。
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Good morning, ABC Corporation, how may I help you?
おはようございます、ABCコーポレーションです。ご用件を承ります。
お客様
Hi, this is Mark Reynolds from Global Trading. Could I speak to Mr. Sato in General Affairs?
グローバル・トレーディングのマーク・レイノルズです。総務の佐藤さんとお話しできますか。
受付
Could you spell your last name for me, please?
お名前のスペルを教えていただけますか。
お客様
Sure, it's R-E-Y-N-O-L-D-S.
はい、R-E-Y-N-O-L-D-Sです。
受付
Thank you. I'm afraid Mr. Sato is in a meeting until 3 p.m. Would you like to leave a message?
ありがとうございます。申し訳ございませんが、佐藤は午後3時まで会議中です。ご伝言を承りましょうか。
お客様
Yes, please tell him the shipping documents for order number 4521 need his signature today.
はい、注文番号4521の出荷書類に本日中の署名が必要だとお伝えください。
受付
Understood. Shall I connect you to his assistant at extension 215 in the meantime?
承知いたしました。その間、内線215のアシスタントにおつなぎいたしましょうか。
お客様
That would be great, thank you.
それは助かります、お願いします。
受付
I'll put you through now. Thank you for your patience.
ただいまおつなぎいたします。お待たせして申し訳ございませんでした。
1.Could I have your name, please?
お名前を伺ってもよろしいでしょうか。
💡 電話の最初に必ず使う基本の一言です。
2.Which department would you like to be connected to?
どちらの部署におつなぎいたしましょうか。
💡 取り次ぎ先の部署を確認する定番表現です。
3.I'll transfer you to the Sales Department.
営業部におつなぎいたします。
💡 部署名を具体的に入れて取り次ぎを伝えます。
4.May I ask what this is regarding?
どのようなご用件か伺ってもよろしいでしょうか。
💡 担当者に伝える前の用件確認に使う表現です。
5.I'm afraid Mr. Tanaka is in a meeting right now.
申し訳ございませんが、田中はただ今会議中です。
💡 在席状況を丁寧に伝える言い方です。
6.Would you like to leave a message, or shall I have him call you back?
ご伝言を承りますか、それとも折り返しお電話させましょうか。
💡 不在時に相手へ選択肢を提示するフレーズです。
7.Could you spell your last name for me, please?
お名前のスペルを教えていただけますか。
💡 聞き取りにくい名前を確認する際に必須です。
8.I'll put you through to extension 205.
内線205番におつなぎいたします。
💡 内線番号を伝えて取り次ぐときの表現です。
9.He's out of the office until Friday. Shall I connect you to his assistant instead?
金曜まで外出しております。代わりにアシスタントにおつなぎしましょうか。
💡 長期不在時の代替対応を提案する言い方です。
10.Let me take a message and make sure it reaches him as soon as possible.
ご伝言を承り、できるだけ早く本人に伝えるようにいたします。
💡 伝言メモを確実に届ける意志を伝える表現です。
部署名は事前に英語表記を統一しておく
総務部はGeneral Affairs Department、営業部はSales Departmentなど、社内で使う英語の部署名を統一しておくと取り次ぎ時に迷いません。名刺や社内ディレクトリに英語表記を併記しておくと、電話対応時にすぐ確認できて安心です。
内線番号とスペルはゆっくり明確に伝える
内線番号は聞き間違いが起きやすいため、one-oh-fiveのように一桁ずつ区切って伝えると誤解を防げます。名前のスペルも早口にならないよう注意し、必要であればNATOフォネティックコード(A for Alpha等)を使うと確実です。
伝言メモは5W1Hを意識して聞き取る
誰から(Who)、いつまでに(When)、どの件で(What)連絡が必要かを聞き取り、簡潔にメモすることが重要です。曖昧なまま取り次ぐと担当者が対応に困るため、聞き返しをためらわず用件を明確にしてから伝えましょう。
Q. 電話取り次ぎで一番使う頻度が高いフレーズは何ですか。
A. 「Could I have your name, please?」と「I'll transfer you to〜」の組み合わせが最も頻繁に使われます。名前を確認してから取り次ぎ先を伝える流れを覚えておくと、ほとんどの取り次ぎ場面に対応できます。
Q. 相手の名前や社名が聞き取れないときはどうすればいいですか。
A. 素直に「Could you spell that for me, please?」と聞き直して構いません。スペルを教えてもらうのは失礼な行為ではなく、正確に取り次ぐための一般的な確認方法として広く受け入れられています。
Q. 担当者が不在のとき、留守番電話のように伝言を頼むにはどう言えばいいですか。
A. 「Would you like to leave a message?」と相手に選択肢を提示し、伝言内容を5W1Hで聞き取るのが基本です。最後に「I'll make sure he gets your message.」と伝えると、相手に安心感を与えられます。
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