取引先や海外オフィスにメールを送るとき、宛名の次の一文で手が止まってしまう、という方は多いのではないでしょうか。「Dear Mr. Smith」の後、いきなり本題に入るのも唐突ですし、かといって毎回「I hope this email finds you well」ばかりでは芸がありません。契約更新の催促、返信メール、久しぶりの相手への連絡など、状況によって書き出しは変わります。このページでは、実際のビジネスメールでよく登場する場面を想定し、そのまま使える書き出し例文10個と、契約更新をめぐるメールのやり取り例、日本人が特につまずきやすいポイントをまとめました。件名の付け方から返信時の切り出し方まで、明日から使える形でお届けします。
このシーンをAI相手に練習する(無料)田中(送信者)
Dear Mr. Smith, I hope this email finds you well.
スミス様、お元気でお過ごしのことと存じます。
Smith(受信者)
Hi Tanaka-san, thanks for reaching out. I've been meaning to email you as well.
田中さん、ご連絡ありがとうございます。私もちょうどご連絡しようと思っていました。
田中(送信者)
I am writing to follow up on Contract No. 2024-118, which is due for renewal on May 31.
契約番号2024-118の件でご連絡いたしました。5月31日に更新期限を迎えます。
Smith(受信者)
Thanks for the reminder. I apologize for the delayed response; I was traveling last week.
ご連絡ありがとうございます。先週出張しており返信が遅れ申し訳ございません。
田中(送信者)
No worries at all. Please find attached the updated terms for your review.
問題ございません。ご確認用に更新後の条件を添付いたします。
Smith(受信者)
Got it, I'll go through it with our legal team by Friday.
承知しました。金曜日までに法務チームと確認いたします。
田中(送信者)
Sounds good. Just to confirm, should I loop in Ms. Yamada from our legal department as well?
承知しました。念のため、当社の法務部の山田もCCに入れるべきでしょうか。
Smith(受信者)
Yes, please do. Also, just to follow up on our call yesterday, can you send the pricing sheet too?
はい、お願いします。あと、昨日のお電話の件ですが、価格表も送っていただけますか。
田中(送信者)
Sure, I'll attach it in my next email along with the invoice.
かしこまりました。次のメールで請求書と一緒に添付いたします。
Smith(受信者)
Perfect, looking forward to it. Talk soon.
承知しました、楽しみにしています。また連絡しましょう。
1.I hope this email finds you well.
お元気でお過ごしのことと存じます。
💡 最も定番の書き出し。社外・目上の相手への新規メールで使う。多用しすぎると形式的な印象になるので注意。
2.Thank you for your prompt reply.
迅速なご返信ありがとうございます。
💡 相手がすぐ返信をくれた場合の返信メールの書き出しに。
3.I am writing to follow up on my previous email regarding the Q3 budget report.
第3四半期の予算報告書の件でお送りしたメールのフォローアップです。
💡 催促や念押しのメールで用件を明示する定番の切り出し方。
4.Please find attached the invoice for your reference.
ご参考までに請求書を添付いたします。
💡 添付ファイル付きメールの書き出しで頻出。件名にInvoiceと入れると親切。
5.Further to our phone conversation this morning, I would like to confirm the details.
今朝のお電話に続きまして、詳細を確認させていただきたく存じます。
💡 電話の後に内容を書面で残す際の定番フレーズ。
6.I hope you had a great weekend.
よい週末をお過ごしになったことと思います。
💡 月曜朝のメールでよく使われるカジュアルな書き出し。社内や親しい取引先向け。
7.It was a pleasure meeting you at the JETRO seminar last week.
先週のJETROセミナーでお会いできて光栄でした。
💡 名刺交換した相手への初回フォローメールで使う実務的な一文。
8.I am reaching out on behalf of the Sales Department to discuss the renewal of contract No. 2024-118.
契約番号2024-118の更新についてご相談すべく、営業部を代表してご連絡いたします。
💡 契約番号を明記すると担当者が案件を即座に特定できる。
9.Apologies for the delayed response; I was out of office until yesterday.
返信が遅れ申し訳ございません。昨日まで不在にしておりました。
💡 返信が遅れた際の言い訳ではなく事実確認として簡潔に伝える。
10.As per our email exchange last Friday, I am sending the revised proposal attached.
先週金曜日のメールでのやり取りの通り、修正済みの提案書を添付いたします。
💡 過去のメールを参照しつつ新しい情報を送る際の実務フレーズ。
件名で用件を先出しする
英文メールでは書き出し以前に件名(Subject)が重要視されます。「Contract Renewal - Ref#2024-118」のように契約番号や案件名を入れておくと、相手が受信箱を見た瞬間に用件を把握でき、書き出しもスムーズに本題へ入れます。件名が曖昧だと開封すら後回しにされることがあります。
「I hope this email finds you well」は場面を選ぶ
新規メールや久しぶりの相手には便利な定番句ですが、社内の同僚や毎日やり取りする相手に毎回使うと形式張った印象を与えます。社内向けには「Hope you're doing well」程度に崩す、あるいは用件からすぐ入る方が自然です。相手との距離感で書き出しを調整しましょう。
返信メールは経緯を一文で示す
返信や催促のメールでは、いきなり要件を書くより「Further to our call」「As per our email exchange」のように、これまでの経緯を一文で示すと相手がすぐ文脈を思い出せます。特に案件が並行して複数動いている取引先とのやり取りでは、この一手間が誤解を防ぎます。
Q. 「I hope this email finds you well」は毎回書いた方がいいですか?
A. 必須ではありません。新規の相手や久しぶりの連絡には自然ですが、日常的にやり取りしている相手やスピード感が求められる案件では省略して要件から入る方が好まれます。社内メールでは特に簡潔さが重視される傾向があります。
Q. 社内メールと社外メールで書き出しを変えるべきですか?
A. 変えることをおすすめします。社外や目上の相手には丁寧な定型句を使い、社内の同僚には「Hi team」「Hope you had a good weekend」程度の軽い書き出しで十分です。相手との関係性に合わない過度な丁寧さは、かえって距離感を生むことがあります。
Q. 返信メールの書き出しはどう書けばいいですか?
A. 「Thank you for your email」「Thank you for your prompt reply」のように相手のアクションへの一言を添えるのが基本です。さらに経緯を示したい場合は「Further to our call」「As per our email exchange」を続けると、案件の文脈がすぐ伝わりスムーズです。
読むだけでは話せるようになりません。AI相手なら失敗しても恥ずかしくない。
このシーンをAI相手に練習する(無料)